Как выписать ЭСФ: регистрация в ИС ЭСФ и первая счёт-фактура

Кому это нужно

ЭСФ выписывают плательщики НДС и ряд неплательщиков, в том числе ИП и ТОО на упрощённой декларации, а также при продаже импортированных товаров и по товарам из виртуального склада. Если ваш покупатель — компания, он почти наверняка попросит ЭСФ.

Нужна ли ЭСФ по конкретной сделке и в какой срок её выписать, подскажет бухгалтер: сроки и исключения заданы Налоговым кодексом, и мы их здесь не пересказываем.

Регистрация в ИС ЭСФ

Подготовьте действующую ЭЦП, электронную почту и телефон для биометрии. На esf.gov.kz выберите «Регистрация пользователя» и свой статус: ИП регистрируется как индивидуальный предприниматель, а не как физическое лицо — это частая ошибка.

Для ИП: выберите сертификат для подписи, проверьте данные, подпишите соглашение об использовании системы, завершите регистрацию по ссылке из письма и входите сертификатом AUTH. Для ТОО регистрацию проходит руководитель своими ключами и ключами компании с биометрией; потом он может выдать сотрудникам полномочия в системе — бухгалтеру не нужны ключи директора.

Первая счёт-фактура

В личном кабинете откройте журнал электронных счетов-фактур и создайте новую. Понадобятся реквизиты покупателя (БИН или ИИН), наименование товара или услуги, количество, цена, ставка НДС или признак «без НДС», договор или счёт как основание. Проверьте, что данные совпадают с актом и накладной, подпишите ЭЦП и отправьте.

Если ошиблись, выписывают исправленную или дополнительную ЭСФ по правилам системы; удалить отправленную нельзя. Сохраняйте регистрационный номер — его спросит покупатель.

Частые ошибки

Неверный статус при регистрации; попытка зарегистрировать ТОО через сотрудника; второй профиль вместо восстановления пароля к первому; просроченная ЭЦП перед концом месяца; расхождение ЭСФ с накладной и актом. Все они лечатся просто: проверить, кто и какими ключами входит, и сверять документы между собой.